Modelos prácticos de costes: Activity Based Costing y TDABC

Seguimos profundizando en herramientas prácticas de gestión avanzada.

Hace poco leí un artículo sobre el sistema TDABC, Time Driven – Activity Based Costing que es como el ABC pero utilizando como cost driver la unidad “tiempo”. Es un tema en el que yo trabajé hace algunos años, y me parece de gran interés.

Que el conocimiento de los gastos e ingresos, pagos y cobros, reales de una empresa es algo básico e imprescindible, es una obviedad y todas las empresas lo hacen. Lo que no es tan extendido en el mundo de la gestión es el conocimiento del coste real de los distintos tipos de servicios o productos que vendemos.

Yo me he encontrado con grupos de tiendas que no conocían cuánto ganaban o perdían en cada establecimiento, o consultoras, que gastaban mucho esfuerzo y grandes aplicaciones para saber cuántos minutos dedicaban a cada proyecto, o cuántos kilómetros o comidas había realizado cada miembro del equipo, y por tanto tenían un conocimiento muy detallado de los costes directos, pero después distribuían de forma arbitraria y/o homogénea los costes indirectos o de estructura (sueldos de directivos, secretarias, alquileres, seguros, marketing, suministros, etc..). Y claro, cuando éstos últimos suponen el 40% de tus costes totales, el nivel de distorsión en el coste por proyecto es muy elevado. Esto puede llevar a tomar decisiones sobre precios o sobre gestión, bajo unas premisas erróneas, apostando por tipos de proyectos aparentemente atractivos, pero realmente deficitarios o a la inversa.

Está claro que siendo tan importante, si no se hace es porque es difícil (que no imposible) y porque requiere esfuerzo, mucho criterio-conocimiento del negocio y visión global. Este último punto es clave, y se refiere al eterno enfrentamiento entre contabilidad y producción, o entre comercial y fabricación. Si no existe esa visión global que ubique los costes en un plano común, importante para todos,  esto se hace imposible. La gestión por procesos facilita mucho este punto.

¿Y en pocas palabras, en qué consiste en TDABC o simplemente ABC? Consiste en analizar, para cada elemento cuyo coste tenemos que obtener, las distintas actividades-operaciones que se realizan, desde su lanzamiento/inicio hasta su facturación, y en cada actividad, los recursos o gastos incorporados. Asimismo, en cada actividad, deberemos de conocer la unidad de obra o cost-driver, que es lo que determina el mayor o menor consumo de recursos, y para cada tipo de recurso, el consumo estándar por unidad de obra. En el modelo de coste que se dibuja, el recorrido real de obtención del producto/servicio es de arriba abajo, sin embargo, el análisis de costes y consumos, debe de hacerse, de abajo a arriba, preguntándose, para vender una unidad de producto/servicio final, que actividades se realizan y cada una de ellas que gastos/consumos implica.

Ejemplo muy simple. Proceso de preparación de tortillas de patata:

abc

Explicación: Obtener una tortilla implica cocinarla, antes de eso tener las “patatas fritas” y el “huevo batido”, y para tener las “patatas fritas”, antes se han de pelar y trocear. Como se observa, cada uno de los 4 pasos, consume varios recursos, en distintas cantidades (huevos, patatas, horas hombre y energía eléctrica). Las F indica las cantidades que debe de producir la actividad anterior para cada unidad de la siguiente. Por ejemplo, para preparar 1 tortilla, es necesario 8 unidades de huevo-batido, o 1 unidad de kilos de patata pelada y troceada…..Asimismo, como se observa, la actividad “Freír patatas” incorpora 0,5 unidades de recurso=energía eléctrica, que como se mide en Kwh, supondrá media hora de electricidad, o 0,3 unidades de recurso=aceite, que como se mide en litros, será un tercio de litro de aceite. Cada recurso, con su precio por unidad, nos da el coste de cada recurso en cada actividad.

Esta modelización, que se llega a hacer muy compleja en procesos de fabricación reales, es realizable con paquetes informáticos al efecto. Estas aplicaciones de Cost Modeling y Business planning, permiten obtener informaciones detalladas, tanto de presupuestos de producción, carga de procesos e instalaciones, como presupuestos económicos muy detallados y posibilitan hacer simulaciones de negocio muy potentes.

Sin embargo, sin llegar a los niveles de complejidad que estas aplicaciones permiten, una simple reflexión profunda, voluntad de llevarlo a cabo y una hoja Excel, pueden ofrecer una información para la decisión muy valiosa y que sorprenderá a más de un gestor.

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