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LINKS OPEN DATA

He creído interesante recopilar los accesos a los principales catálogos de datos abiertos que pueden ser de interés en el entorno vasco. Si conoces alguno más, relevante, házmelo saber y completaremos la página.

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PASOS PARA IMPLANTAR UN SISTEMA DE COMPLIANCE PENAL

He publicado una descripción sencilla de los pasos de desarrollo de un proyecto de implantación de un sistema de compliance penal, basado en experiencia práctica, que espero sea de interés. Cualquier comentario o aportación es bienvenido porque enriquecerá la escasa experiencia práctica que hay en este tema.

Pasos para implantar eficazmente un sistema de cumplimiento penal

Buenas prácticas en el desarrollo de proyectos BIG DATA

Información extraída de nota de prensa de la Agencia Española de Protección de Datos de 11 de mayo 2017

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) e ISMS Forum Spain han editado conjuntamente una Guía de buenas prácticas para desarrollo de proyectos BIG DATA en colaboración con empresas y profesionales independientes, orientada a asesorar en materia de protección de datos a todas aquellas entidades que se estén planteando poner en marcha proyectos de Big Data. El documento toma como referencia el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos, que será aplicable el 25 de mayo de 2018.

El documento presenta un primer bloque que incluye el régimen jurídico aplicable y cuestiones clave como la definición del responsable del tratamiento de los datos y el encargado. También se analizan las principales implicaciones derivadas de los tratamientos basados estas técnicas, como el origen, calidad y conservación de los datos; la procedencia de los mismos; la trasparencia que se debe ofrecer en la información previa facilitada a los afectados; la obtención del consentimiento de estos o, en su caso, el interés legítimo para tratar esos datos; los usos no previstos en el momento inicial, y el ejercicio de derechos por parte de los ciudadanos cuya información se está tratando.

El segundo bloque examina los aspectos que deben tener en cuenta las entidades que van a utilizar Big Data para garantizar la protección de datos y la privacidad de los ciudadanos, destacando principios como la privacidad desde el diseño o la responsabilidad de las entidades a la hora de establecer mecanismos de garantía y cumplimiento de las obligaciones de protección de datos (accountability). Igualmente, el documento detalla, entre otros aspectos, la necesidad de realizar evaluaciones de impacto en proyectos de este tipo para minimizar los riesgos o la posibilidad de optar por la anonimización irreversible de los datos. El Código finaliza con una revisión de las medidas tecnológicas imprescindibles en materia de privacidad y seguridad para crear un entorno adecuado de confianza para el desarrollo de tecnologías Big Data

Mi experiencia con Survey Monkey plataforma web para encuestas 2a parte

En 2013 publiqué un post sobre mi experiencia de uso de survey monkey en 2012. Desde entonces, he seguido utilizando survey monkey, tanto en proyectos de clientes (en versión PLUS), como yo misma (versión gratuita). De hecho en estos momentos (nov 2016)estamos analizando resultados de encuestas a clientes, proveedores y plantilla en un cliente. La plataforma se ha modernizado en imagen (más moderna), ha evolucionado para adaptarse a un entorno multiplataforma y para potenciar la compartición e integración en las Redes Sociales. Este último aspecto, que seguramente será el más novedoso, no lo he utilizado.

En las versiones de pago que yo he manejado, la plataforma continua teniendo en esencia las mismas posibilidades de DISEÑO de encuestas, quizás con una mejora en cuanto a la facilidad de manejo, ya no hay que formatear escribiendo código html, hay más drag and drop y estructuras de menús tipo desplegables y pestañas, pero sin mucho cambio de posibilidades de usuario. En ocasiones te permite hacer cosas que cuando ya estas terminando de diseñar, te comunica que es de pago, por ejemplo, meter un logo en la cabecera.Una vez diseñada la encuesta, se genera un link exclusivo de ésta y se pasa al módulo de RECOPILACIÓN que sigue presentando varias alternativas  compatibles entre sí, es decir, que se pueden utilizar a la vez para una misma encuesta, yo he usado sólo las 3 primeras:

  • Compartir ese enlace web como y a quien se desee, con solo copiar la dirección. Por ejemplo, se puede enviar a través de mail, publicar en una página web, o incluso enviar una carta en papel, con esa dirección. Es muy cómodo, aunque sólo controlas el resultado a medida que vas observando las respuestas recibidas.
  • Correo electrónico:  Permite crear unas listas de correo para envíos masivos y  realizar procesos de envío controlados. Permite personalizar el mensaje que se envía, automatiza las obligaciones de desestimiento voluntario y permite llevar un control de quién la rechaza,  rellena total, o parcialmente. También tiene implementado (antes también) un sistema de reenvío automático a quien cumpla unas determinadas condiciones (hayan contestado, no hayan contestado, etc.).
  • Ingreso manual de datos: permite introducir manualmente datos de encuestas rellenadas en papel, por ejemplo.
  • Medios sociales: permite compartir la encuesta a través de facebook, linkedin o twitter.
  • Insertar encuesta en tu propio sitio web.

En todos los casos, se puede especificar las condiciones de la recopilación de resultados en cuanto a seguridad, permisos de cambio de respuestas, posibilidades de múltiples respuestas desde un mismo pc, anónimo o no, observación de resultados on-line, etc. Todo lo importante se ofrece en modo gratuito y al aumentar el pago, se mejora aspectos de detalle como agradecimientos, página final personalizada, etc. En mi opinión, esta nueva versión no ha mejorado el procedimiento de recopilación que sigue siendo un poco confuso  tanto en los elementos que maneja (destinatarios, mensajes, envíos,..) como en la navegación interna dentro del proceso, de unos pasos a otros, que a veces te pierdes y no sabes como ir a algunos sitios.

Por último está igual que en la versión anterior, el módulo de ANALIZAR RESULTADOS, que en la versión gratuita sólo permite observar en pantalla los resultados individuales o el resumen de la encuesta, con tablas y gráficos estándar, o compartir una página con dichos resultados. Esta ultima opción está bien ya que genera un link con una página de resultados que se puede a su vez compartir en redes sociales, pero no se puede hacer el informe a medida.

Para ver tendencias o exportar a un excel o a otro formato explotable los resultados, es necesario contar con versiones de pago. Con la opción de pago más sencilla, es suficiente para exportar todo el detalle de resultados a excel y poder hacer la consiguiente explotación.

EN RESUMEN  y con la experiencia de lo que yo he utilizado (reitero que desconozco como funciona en cuanto a RRSS ni insertando una encuesta en una web y tampoco he utilizado algunas nuevas opciones que he visto como la opción de idioma) , creo que survey monkey sigue siendo una solución muy recomendable para realizar encuestas web, tanto para opciones muy básicas en modo gratuito, como para algo más ambicioso con opciones de pago, que por cierto, ahora son muy flexibles ya que puedes ajustar el periodo de pago a tus necesidades (en la opción PLUS son 35 euros por mes por ejemplo), sin necesidad de contratar de forma anual. Se puede contratar una opción de pago durante 1/2 meses para diseñar la encuesta y recopilar resultados a medida, y al finalizar la exportación de resultados y cerrar el recopilador, volver a la opción gratuita. Survey almacena todo lo realizado, incluso a lo que pierdes acceso por pasarte al modo gratuito, y puedes volver a recuperarlo cuando vuelvas a pagar, sin problemas. Esto es muy útil para quien hace encuestas puntuales, de carácter anual, bienal, etc.

CUESTIONARIO PARA AUTODIAGNÓSTICO Y ENFOQUE VITAL

Si necesitas una ayuda para empezar a cambiar/mejorar tu vida, te propongo un sencillo cuestionario que te permitirá reflexionar sobre las distintas áreas de tu vida, tu nivel de satisfacción y los elementos que deberías cambiar. No ofrece ideas ni soluciones, sólo pretende servir cómo guía-soporte-herramienta para la reflexión personal.

cuestionario vital

CUESTIONARIO

7 + 1 CLAVES IMPRESCINDIBLES PARA UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN EFICAZ

Hace poco oía una entrevista a Manuela Carmena, Alcaldesa de Madrid, y como consultora que lleva muchos años implantando indicadores,  me sorprendió agradablemente un comentario que hizo. Le preguntaban sobre “el problema de la suciedad de Madrid”, como objetivo clave de su mandato, y ella comentó que en sus primeros 6 meses de cargo había abordado varias mejoras  y que semanalmente observaba la evolución favorable del asunto porque le reportaban una serie de indicadores como “toneladas de basura recogida”, que iban subiendo poco a poco, y “nº de quejas sobre suciedad recibidas de los ciudadanos”, que iban decreciendo.

Este es un ejemplo simple pero muy representativo de lo útiles que son los indicadores en la gestión de cualquier organización, y lo sencillo que resulta su implementación cuando una responsable sabe lo que quiere y hace las cosas bien.

Aquí está la clave del asunto, saber cuáles son tus objetivos. En este caso, la alcaldesa tiene muy claro que su objetivo es “mejorar la limpieza de la ciudad” y ha elegido dos indicadores que le permiten monitorizar el éxito de los cambios o mejoras que se introduzcan, uno directo “toneladas de basura recogidas” y otro indirecto, “nº de quejas recibidas”. Los indicadores directos son los datos cuyo valor expresa directamente la evolución del objetivo principal y los indicadores indirectos son aquellos que expresan causas o consecuencias del objetivo principal, en este caso, consecuencias (quejas).

LAS 7 + 1 CLAVES DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN EFICAZ

1)Detrás de todo indicador debe de existir un objetivo que importe a alguien, sea a la propia persona que obtiene el indicador o a su responsable. Si un indicador no le importa realmente a nadie, mejor quitarlo.

2) Todo indicador debe de tener una formulación clara y concisa, que no dé lugar a interpretaciones ni posibles diferencias de cálculo. Esto implica el aseguramiento de que todas las personas involucradas entienden exactamente lo mismo, desde la persona que lo calcula hasta el último nivel de supervisión. Por ejemplo, si tenemos un indicador “nº de horas de absentismo” es crucial detallar todos los conceptos incluidos y excluidos del mismo, en todas las situaciones que existan en la empresa.

3) En la creación de un cuadro de mando, todo indicador, debe de registrar un valor real inicial y un valor objetivo al final de cada periodo controlado, normalmente un año, si se trata de un plan de gestión, o 3 o 4 años si se trata de un plan estratégico. Además conviene, aunque no es imprescindible, establecer valores objetivos intermedios que coincidan con la frecuencia de obtención. Por ejemplo, para el indicador ”volumen de ventas”, tendré un objetivo anual final, pero si lo obtengo mensualmente, conviene que establezca mis valores objetivo mensuales, para asegurar que el ritmo es el adecuado y poder tomar medidas a tiempo. Si no hay estacionalidad, puede ser objetivo anual/12.

4) No todos los indicadores de un cuadro de mando deben de tener la misma frecuencia de actualización. Ni todos los niveles de responsabilidad en la empresa necesitan realizar el seguimiento de los indicadores con la misma periodicidad. La frecuencia de obtención debe de ser coherente con su ciclo de seguimiento ordinario. Por ejemplo, si las ventas se analizan mensualmente, su indicador será mensual, pero si la producción se planifica semanalmente, el indicador de producción deberá de ser semanal. Sin embargo, esos mismos indicadores podrán ser exigidos semanalmente por el jefe de producción, mensualmente por la gerencia y trimestralmente por los accionistas/el Consejo.

5) Hay que huir de los datos complejos, si es posible. Desde una doble perspectiva: para gestionar hay que implantar indicadores entendibles que no impliquen ratios extraños que requieren de profundas explicaciones para comprender su significado, y además hay que intentar evitar indicadores cuya obtención suponga un gran esfuerzo de obtención manual.

6) La gran pregunta: ¿Cuántos indicadores debe de tener un cuadro de mando?. Los indicadores en una organización, deben de seguir un esquema de árbol, o despliegue por áreas responsables. El proceso ideal es que la Dirección General marque los objetivos clave de gestión, y configure su cuadro de mando de dirección con los indicadores (ni 2 ni 50, depende del estilo de gestión, pero un número adecuado si la Dirección es competente y la organización funciona adecuadamente, puede ser entre 5 y 10) que mejor monitorizan dichos elementos clave. Posteriormente cada uno de estos indicadores, que serán responsabilidad de un nivel inferior, deberán de ser desplegados en otros tantos indicadores que lo ocasionan y/o explican, y así sucesivamente hasta llegar al máximo nivel operativo que manejará indicadores muy detallados de su día a día. De esta manera se establece un árbol de causas-efecto que explica la evolución de los aspectos clave de la empresa con una asignación clara de responsabilidades en su supervisión y obtención.

7) El seguimiento de los indicadores será de “inspección por excepción”. Es decir, cada nivel de responsabilidad monitorizará sus indicadores y sólo pedirá detalle o justificación al nivel inferior cuando los valores se salen de lo esperado. Un buen sistema de indicadores de gestión, puede facilitar mucho la sistemática de control interno en la empresa y puede optimizar mucho el tiempo empleado por los responsables en seguimiento y control de su área de responsabilidad.

Por último, y no menos importante, todo lo anterior de nada sirve si no se cumplen las tres características que deben de darse en una empresa para posibilitar el éxito en la implantación de un sistema de indicadores son:

  • Calidad y fiabilidad de los datos disponibles
  • Modelo organizativo con clara distribución de responsabilidades
  • Profesionalidad y liderazgo de la Dirección (y resto de personas responsables)

Hoy en día existen numerosas aplicaciones de BI (business intelligence) que permiten implantar cuadros de mando de gestión muy visuales, e integrarlos con el resto de aplicaciones corporativas, pero disponiendo de un simple Excel, se pueden desarrollar sistemas sencillos de mantener y muy eficaces para el control de gestión. Si lo desea, consulte su necesidad sin compromiso.

Artículo: 7 Ways to Improve Employee Development Programs

7 Ways to Improve Employee Development Programs

http://flip.it/a5U2c

Artículo: Excel Tricks Every Entrepreneur Should Know

La aplicación informática mas útil para gestionar cualquier área de cualquier negocio!! Homenaje a MSExcel

Excel Tricks Every Entrepreneur Should Know

http://flip.it/px0zU

Recomendación de cursos gratis: coursera.org

Absolutamente recomendable la plataforma www.coursera.org, que aglutina cientos de cursos gratuitos de las mejores universidades del mundo sobre muchas temáticas distintas. Hay numerosa oferta en múltiples idiomas (incluido el castellano), aunque saber inglés amplía mucho el abanico de posibilidades.

Como muestra, me han parecido/están pareciendo muy interesantes, con un contenido, exposición y estructuración muy amigable y de alta calidad, los siguientes cursos ( en el link tenéis la ficha de cada curso):

Sobre tendencias en modelos de gestión:

MANAGING THE COMPANY OF THE FUTURE (University of London-London Business School): https://www.coursera.org/course/futuremanagement

 Sobre metodología de abordaje/resolución de retos y problemas:

DESIGN THINKING FOR BUSINESS INNOVATION (University of Virginia- Darden School of Business): https://www.coursera.org/course/designbiz

 Sobre cómo funciona el cerebro al aprender y cómo mejorar su rendimiento:

LEARNING HOW TO LEARN (University of California, San Diego): https://www.coursera.org/learn/learning-how-to-learn

Mi experiencia con Survey Monkey, plataforma web para encuestas

A finales del 2012 llevamos a cabo todo el proceso de encuestación a clientes utilizando la herramienta Survey Monkey, con la opción de contratación GOLD, 300 euros de pago anual. Las características de esta opción, que nos decantaron por ella fueron básicamente: las encuestas y preguntas son ilimitadas y permite la exportación de resultados completos a excel. Las diferencias entre opciones de contratación (incluida la gratuita) están en la web: http://es.surveymonkey.com/pricing/?ut_source=header).

La herramienta funciona con usuarios nominales, lo cual permite abrir a la vez varias sesiones con el mismo usuario, lo cual resulta muy útil. Dispone de 3 módulos básicos: diseñar, recopilar y analizar.

DISEÑAR: Es donde se diseña las opciones, estructura y contenido de la encuesta. No ofrece una imagen moderna, y de hecho está sin actualizar hace años, pero las opciones son suficientemente amplias. Permite gran número de tipos de preguntas, con condiciones específicas, permite incluir lógica interna, de manera que nosotros por ejemplo, incluimos una pregunta previa de selección de idioma que en función de la elección, mostraba la encuesta en un idioma u otro, lo que nos permitió unificarlo todo en una. La construcción es muy sencilla e intuitiva, pudiendo modificar, copiar, borrar o mover las preguntas y las páginas muy fácilmente. Permite importar encuestas.

RECOPILAR: aquí se define cómo se van a enviar/recoger los datos. Hay más, pero nosotras hemos utilizado dos formas: a) lista de destinatarios con email asociado que permite gestionar automáticamente el proceso de envío y control de respuesta, y b) un link general a la encuesta.

En el caso a), primero se define la lista de emails a la que quieres enviar la encuesta (permite incluir datos de personalización del mail como nombre, apellido, etc.), después se específica a qué destinatarios se les va a enviar la encuesta (todos, los que no han respondido, etc.,..), luego se diseña el mensaje que aparecerá en el mail que reciban y se programa el envío (en 5 minutos o en una fecha concreta). Todo es reutilizable y modificable. Nosotros por ejemplo hicimos varios envíos a los que no habían respondido,…por supuesto incorpora opciones para darse de baja y no volver a recibir nada más.

Se pueden crear varios recopiladores para la misma encuesta, por ejemplo, uno personalizado para un grupo de clientes, y otro general, para colgar en la web. Permite ajustar el grado de confidencialidad de las respuestas pudiendo registrar, o no, el origen de cada respuesta. Cuando se quiera se puede “cerrar” el recopilador, no pudiendo así incorporar ningún dato más.

ANALIZAR:

Permite observar en pantalla, imprimir o exportar los resultados de la encuesta (a hojas de cálculo e incluso SPSS). Básicamente se elige si se quiere ver los resultados (de parte o toda) la encuesta uno por uno, o si se desea imprimir a papel o fichero los resultados. En este último caso, se define el tipo de informe y se lanza, así se genera un fichero que luego lo descargas. En este módulo es dónde más pegas veo, creo que es el menos conseguido, en la parte de informes impresos y a pdf. La impresión a pdf no ajusta bien de forma automática las preguntas más anchas, y se corta parte (hemos tenido que hacerlo apaisado). Tampoco permite parametrizar casi nada cabeceras, pies, etc. Pero como Informe General, es válido. Las descargas a excel están muy bien, y te permite hacer tu propio tratamiento de datos.

Como resumen, si tuviera que destacar sus puntos fuertes y débiles, diría:

PUNTOS FUERTES: Herramienta fácil, muy robusta y fiable. Se puede usar interna y/o externamente para realizar cualquier consulta, cuestionario, encuesta, votación,…las posibilidades son infinitas.

PUNTOS DEBILES: Estética obsoleta y posibilidades de impresión poco “trabajadas”.

Dado el interés suscitado, en Noviembre 2016 he publicado nuevo post sobre el mismo tema: ver nuevo post