Proveedores y recursos

Los recursos y los proveedores son elegidos y usados por la organización para abastecerse de lo necesario. En algunas empresas los proveedores son una continuación de la propia organización y sin embargo, muy a menudo, su gestión se limita al aspecto económico-administrativo. Las prácticas de empresas excelentes demuestran que una adecuada gestión de éstos redunda en una mejora directa de la empresa.

recursos– Encuestas de satisfacción de proveedores

– Homologación y evaluación de proveedores:

La HOMOLOGACIÓN de proveedores supone definir las características que debe de cumplir una empresa proveedora para contratar con nosotros. El tipo de exigencias dependerá del sector y la actividad estando algunas sujetas a obligaciones legales imprescindibles. Esto deberá de analizarse para cada tipo de suministro y/o servicio y supondrá un filtro previo para asegurar una correcta contratación y para agilizar futuras contrataciones alternativas.  La homologación es utilizada habitualmente por grandes organizaciones y por el sector público y suele exigir la presentación de documentación inicial para acceder al registro (base de datos-listado) de proveedores homologados y además, periódicamente, renovar las acreditaciones relevantes.

La EVALUACIÓN de proveedores, se basa en  analizar sistemáticamente el grado en el que los proveedores cumplen con los distintos aspectos exigibles a la empresa, su producto/servicio y a la relación que mantiene con nosotros. Se puede utilizar de manera previa a la contratación (si no disponemos de un sistema de proveedores homologados) y también, una vez iniciado/finalizado el contrato, para chequear el grado de satisfacción que tenemos con el desempeño de dicho proveedor. La evaluación puede hacerse de manera sencilla, mediante un procedimiento que establezca el método, consecuencias de la evaluación y comunicación a efectuar, y una herramienta, por ejemplo excel, con la que elaboraremos unas plantillas de evaluación que permitirán ponderar y puntuar cada aspecto valorado y extraer una valoración global que conllevará las consecuencias previstas. Las valoraciones deberán de soportarse preferiblemente en evidencias o datos objetivos. Por ejemplo, si decimos que su cumplimiento de plazos es muy malo (15/100), es conveniente aportar ejemplos concretos de pedidos incumplidos.

Ejemplos de consecuencias:

  • Puntuación < 45: carta de apercibimiento y/o cambio de proveedor (para ello es necesario disponer de proveedores alternativos, sobre todo para los productos/servicios clave)
  • puntuación entre 45-65: carta con sugerencias de mejora
  • puntuación entre  65-85: carta de notificación evaluación positiva
  • puntuación >85: carta de proveedor excelente, premio o publicación noticia web

En la evaluación deberá de participar el personal directamente afectado por el proveedor así como otros responsables de calidad o de nivel superior más desvinculados, para evitar el efecto “síndrome de estocolmo” que hace que en ocasiones, aunque en el día a día un responsable se queje de un proveedor, a la hora de evaluar, lo puntúe bien, por el miedo a perderlo e iniciar una nueva relación desconocida.

No hace falta ser una gran empresa para evaluar los proveedores de una manera sencilla pero eficaz, y realizada adecuadamente, la evaluación supone un importante beneficio tanto para nosotros como para los proveedores evaluados que obtienen una fuente de mejora que redundará en todos sus clientes.

La evaluación del desempeño de los proveedores, el cumplimiento de los requisitos encomendados y la adecuada comunicación de estos resultados son requerimientos de la ISO 9001:2015, y sin duda, muy buenas prácticas de gestión avanzada.

Si le interesa el tema y le gustaría ampliarlo, no dude en contactarme sin compromiso y estudiaremos conjuntamente su caso.

 

 

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