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7 + 1 CLAVES IMPRESCINDIBLES PARA UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN EFICAZ

Hace poco oía una entrevista a Manuela Carmena, Alcaldesa de Madrid, y como consultora que lleva muchos años implantando indicadores,  me sorprendió agradablemente un comentario que hizo. Le preguntaban sobre “el problema de la suciedad de Madrid”, como objetivo clave de su mandato, y ella comentó que en sus primeros 6 meses de cargo había abordado varias mejoras  y que semanalmente observaba la evolución favorable del asunto porque le reportaban una serie de indicadores como “toneladas de basura recogida”, que iban subiendo poco a poco, y “nº de quejas sobre suciedad recibidas de los ciudadanos”, que iban decreciendo.

Este es un ejemplo simple pero muy representativo de lo útiles que son los indicadores en la gestión de cualquier organización, y lo sencillo que resulta su implementación cuando una responsable sabe lo que quiere y hace las cosas bien.

Aquí está la clave del asunto, saber cuáles son tus objetivos. En este caso, la alcaldesa tiene muy claro que su objetivo es “mejorar la limpieza de la ciudad” y ha elegido dos indicadores que le permiten monitorizar el éxito de los cambios o mejoras que se introduzcan, uno directo “toneladas de basura recogidas” y otro indirecto, “nº de quejas recibidas”. Los indicadores directos son los datos cuyo valor expresa directamente la evolución del objetivo principal y los indicadores indirectos son aquellos que expresan causas o consecuencias del objetivo principal, en este caso, consecuencias (quejas).

LAS 7 + 1 CLAVES DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN EFICAZ

1)Detrás de todo indicador debe de existir un objetivo que importe a alguien, sea a la propia persona que obtiene el indicador o a su responsable. Si un indicador no le importa realmente a nadie, mejor quitarlo.

2) Todo indicador debe de tener una formulación clara y concisa, que no dé lugar a interpretaciones ni posibles diferencias de cálculo. Esto implica el aseguramiento de que todas las personas involucradas entienden exactamente lo mismo, desde la persona que lo calcula hasta el último nivel de supervisión. Por ejemplo, si tenemos un indicador “nº de horas de absentismo” es crucial detallar todos los conceptos incluidos y excluidos del mismo, en todas las situaciones que existan en la empresa.

3) En la creación de un cuadro de mando, todo indicador, debe de registrar un valor real inicial y un valor objetivo al final de cada periodo controlado, normalmente un año, si se trata de un plan de gestión, o 3 o 4 años si se trata de un plan estratégico. Además conviene, aunque no es imprescindible, establecer valores objetivos intermedios que coincidan con la frecuencia de obtención. Por ejemplo, para el indicador ”volumen de ventas”, tendré un objetivo anual final, pero si lo obtengo mensualmente, conviene que establezca mis valores objetivo mensuales, para asegurar que el ritmo es el adecuado y poder tomar medidas a tiempo. Si no hay estacionalidad, puede ser objetivo anual/12.

4) No todos los indicadores de un cuadro de mando deben de tener la misma frecuencia de actualización. Ni todos los niveles de responsabilidad en la empresa necesitan realizar el seguimiento de los indicadores con la misma periodicidad. La frecuencia de obtención debe de ser coherente con su ciclo de seguimiento ordinario. Por ejemplo, si las ventas se analizan mensualmente, su indicador será mensual, pero si la producción se planifica semanalmente, el indicador de producción deberá de ser semanal. Sin embargo, esos mismos indicadores podrán ser exigidos semanalmente por el jefe de producción, mensualmente por la gerencia y trimestralmente por los accionistas/el Consejo.

5) Hay que huir de los datos complejos, si es posible. Desde una doble perspectiva: para gestionar hay que implantar indicadores entendibles que no impliquen ratios extraños que requieren de profundas explicaciones para comprender su significado, y además hay que intentar evitar indicadores cuya obtención suponga un gran esfuerzo de obtención manual.

6) La gran pregunta: ¿Cuántos indicadores debe de tener un cuadro de mando?. Los indicadores en una organización, deben de seguir un esquema de árbol, o despliegue por áreas responsables. El proceso ideal es que la Dirección General marque los objetivos clave de gestión, y configure su cuadro de mando de dirección con los indicadores (ni 2 ni 50, depende del estilo de gestión, pero un número adecuado si la Dirección es competente y la organización funciona adecuadamente, puede ser entre 5 y 10) que mejor monitorizan dichos elementos clave. Posteriormente cada uno de estos indicadores, que serán responsabilidad de un nivel inferior, deberán de ser desplegados en otros tantos indicadores que lo ocasionan y/o explican, y así sucesivamente hasta llegar al máximo nivel operativo que manejará indicadores muy detallados de su día a día. De esta manera se establece un árbol de causas-efecto que explica la evolución de los aspectos clave de la empresa con una asignación clara de responsabilidades en su supervisión y obtención.

7) El seguimiento de los indicadores será de “inspección por excepción”. Es decir, cada nivel de responsabilidad monitorizará sus indicadores y sólo pedirá detalle o justificación al nivel inferior cuando los valores se salen de lo esperado. Un buen sistema de indicadores de gestión, puede facilitar mucho la sistemática de control interno en la empresa y puede optimizar mucho el tiempo empleado por los responsables en seguimiento y control de su área de responsabilidad.

Por último, y no menos importante, todo lo anterior de nada sirve si no se cumplen las tres características que deben de darse en una empresa para posibilitar el éxito en la implantación de un sistema de indicadores son:

  • Calidad y fiabilidad de los datos disponibles
  • Modelo organizativo con clara distribución de responsabilidades
  • Profesionalidad y liderazgo de la Dirección (y resto de personas responsables)

Hoy en día existen numerosas aplicaciones de BI (business intelligence) que permiten implantar cuadros de mando de gestión muy visuales, e integrarlos con el resto de aplicaciones corporativas, pero disponiendo de un simple Excel, se pueden desarrollar sistemas sencillos de mantener y muy eficaces para el control de gestión. Si lo desea, consulte su necesidad sin compromiso.

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